Não Confunda Atividade com Produtividade!

A valorização do “estar ocupado”

Muitas pessoas quando perguntadas como estão, em vez de dizer que estão bem ou mal, dizem que estão com muitas coisas para fazer, que está tudo muito movimentado, ou simplesmente, que estão muito ocupadas. As razões para isso no mundo moderno são diversas, mas certamente as culturas empresariais têm sua participação nisso.

Estar ocupado é sinal de status importância em muitas organizações. Existe um ar de vanglória quando as pessoas falam de “boca cheia” sobre o quão ocupadas estão, mesmo que isso signifique não ser produtivo. E a “ociosidade”, mesmo que sejam lacunas importantes na agenda para poder cuidar do pensamento estratégico, de ter agenda livre para articulações de mercado, de ter blocos de tempo mais amplos para estudo e levantamento de informações, de ter momentos mais tranquilos para uma melhor ponderação e reflexão, ou simplesmente para ter um espaço de descanso mental durante o expediente (afinal, não somos robôs que funcionam perfeitamente por quatro, cinco, oito ou 12 horas) pode não ser bem-visto.

Avaliar equipes usando indicativos de o quanto ocupadas estão ou do quanto trabalham (“produzi o material X no sábado à noite”) pode ser uma péssima maneira para identificar as pessoas mais produtivas e criativas. Entretanto, muitas empresas recompensam e promovem prioritariamente as pessoas que mostram ou sabem mostrar o quanto elas trabalham.

E quando uma organização define o seu modelo de gestão de uma forma que um dos principais indicadores para avaliação e recompensa é a quantidade de trabalho, e essas atividades são monitoradas de perto, a produtividade e eficiência tendem a cair. Além disso, o cansaço nas equipes aumenta a rotatividade, o que pode piorar ainda mais a eficiência financeira do negócio.

ocupado produtividade trabalho
Foto de Robert Bye na Unsplash

Por que isso acontece?  

Do ponto de vista psicológico, quanto mais as pessoas se esforçam para conseguir algo mais elas valorizam. Ainda do ponto de vista pessoal, muitas pessoas podem ter uma aversão a estarem desocupadas. Isso quer dizer que as pessoas vão escolher fazer algo para se manter ocupadas em vez de esperarem por algo por alguns minutos.

Além disso, uma vez que a cultura de “estar ocupado” é estabelecida numa organização, ela tende a se propagar sem que isso seja questionado. Outra causa é a falta de estratégia: quando as prioridades estratégicas não estão muito claras, as pessoas criam trabalhos baseadas no que elas acham que importa. Observe quando você pede algo alguém da sua equipe, que você sabe que é estratégico, e a pessoa diz que não pode fazer aquilo porque está muito ocupada.

 

Como solucionar 

A primeira providência é mensurar os resultados, e não somente a quantidade de trabalho. Afinal, é para isso que as pessoas estão trabalhando na sua empresa. Entretanto, métricas de esforço podem ser muito valiosas e úteis em trabalhos cujo resultado demora muito para aparecer, como grandes negociações que acontecem pouquíssimas vezes no ano ou iniciativas relacionadas à inovação. O grande ponto de atenção aqui é saber bem o que se espera das equipes para conseguir definir boas métricas de produtividade e não ficar perdido medindo apenas horas de trabalho ou produtos mais operacionais dos esforços pessoais.

Você também deve avaliar se sua empresa ou a área está produzindo trabalho profundo, de valor e focado ou se as pessoas estão mobilizadas para trabalhos operacionais, logísticos e de baixo valor, quando não deveriam estar fazendo isso. Um sintoma muito evidente é a multitarefa, que é uma excelente fuga do esforço que um trabalho de alto valor exige e do trabalho e responsabilidade que a definição de prioridades exige. E pior, além da multitarefa aumentar a quantidade de trabalho, ela impõe os custos de energia ao alternar tarefas. Estudos mostram que a multitarefa pode reduzir a produtividade de equipes em até 40%.

Aqui, vale a pena ouvir a equipe para entender o quanto de concentração e de suas competências são exigidas pelas atividades que ela desenvolve no dia a dia. Obviamente que após esse mapeamento, é importante entender se algumas atividades precisam ser deslocadas para pessoas mais juniores, se é possível automatizar tarefas ou, até mesmo, se é possível eliminar algumas dessas tarefas. Pode ser que após esse levantamento, mesmo assim, não seja possível livrar a equipe de algumas atividades de baixo valor.

Outra providência muito importante, como para tudo na cultura empresarial, é o papel do discurso, e das atitudes e exemplos práticos da liderança. Por exemplo, ficar passando demandas ou enviando e-mails com muita frequência tarde da noite ou em horários mais extremos no final de semana, por mais que todas as outras condições estejam sendo cumpridas, acaba passando uma mensagem implícita de que este modelo é valorizado e deve ser replicado.

Por mais que você possa estar atuando de forma estratégica com assuntos importantes nestes momentos, o problema é que as pessoas podem começar a ficar inventando trabalhos e relevantes (e consequentemente, baixando sua produtividade) para mostrarem que estão ocupadas e serem valorizadas por isso, voltando os problemas apontados no início desse texto.

 

Em síntese

A liderança deve estar atenta e até mesmo cobrar o equilíbrio da carga de trabalho de sua equipe num ponto saudável, que a mantenha estimulada, energizada e com condições de pensar inteligente e estrategicamente, mantendo altos níveis de produtividade.

No fim das contas, a grande mensagem é não confundir resultados com quantidade de trabalho e atividade com produtividade e promover formas adequadas e inteligentes de trabalho de forma a extrair o melhor rendimento de sua equipe, que pode ser muito diferente de extrair o máximo de horas trabalhadas.

 

Leia mais sobre produtividade aqui:

 

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