Como Preparar Uma Boa Reunião de Tomada de Decisão

Preparar uma boa reunião de decisão é fundamental para garantir que todos os participantes estejam alinhados e prontos para colaborar na tomada de decisões importantes. Para isso, é importante seguir um passo-a-passo que envolva a seleção cuidadosa dos tópicos a serem discutidos, a busca de contribuições dos membros da equipe e a clareza em relação ao propósito da reunião.

tomada de decisão em grupo
Foto de Andreea Avramescu na Unsplash

A primeira etapa é selecionar os tópicos que afetam toda a equipe. É importante que esses tópicos sejam relevantes para todos os participantes e estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização.

Uma vez que os tópicos foram selecionados, é importante listar cada tópico como uma pergunta a ser respondida. Isso ajuda a garantir que a análise e discussão se mantenha focada e objetiva.

Em seguida, é preciso buscar as contribuições dos membros da equipe. Isso pode ser feito por meio de pesquisas prévias, solicitações de apresentações estruturadas ou por meio de perguntas diretas aos participantes.

No início da reunião, é importante deixar claro o seu propósito: compartilhar informação, conseguir inputs para uma decisão ou tomar uma decisão. Isso ajuda a garantir que todos os participantes estejam alinhados em relação a como contribuir e se posicionar na reunião.

Uma vez que a agenda foi definida, é importante estimar uma quantidade de tempo realista para cada tópico. É importante ter em mente que a quantidade de tempo necessária para cada tópico pode variar, dependendo da complexidade do assunto.

Além disso, é importante propor um processo/método para abordar cada item da agenda, a fim de alinhar a forma de participação esperada. Isso ajuda a garantir que todos os participantes estejam cientes do processo e se sintam confortáveis em contribuir.

Também é importante especificar como os participantes devem se preparar para a reunião. Isso pode incluir leitura prévia de materiais ou preparação de apresentações.

Identificar quem é responsável por liderar cada tópico é fundamental para garantir que a discussão seja conduzida de forma organizada e objetiva.

Durante a reunião, é importante definir o primeiro tópico da agenda como “revisar e modificar a agenda, se necessário”. Isso ajuda a garantir que a discussão seja organizada e objetiva.

Por fim, é importante finalizar a reunião com uma avaliação que inclua as seguintes perguntas: a agenda foi distribuída a tempo para preparação? O quão bem os integrantes da equipe se prepararam? O quão bem estimamos o tempo por tópico? Quão bem alocamos o tempo para tomada de decisão e discussão? O quão bem mantivemos o foco? Quão efetivo foi o processo para cada item da agenda?

Seguindo esses passos, é possível preparar uma reunião de decisão eficaz e produtiva, que ajude a garantir que todos os participantes estejam alinhados e prontos para colaborar na tomada de decisões importantes.

 

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