O que é o Scrum e como ele pode Ajudar sua Empresa

Num mundo VUCA – volátil, incerto, complexo e ambíguo -, é natural que gestores busquem controle e previsibilidade nos projetos, o que normalmente os faz produzir planejamentos num nível excessivo de detalhe nos momentos iniciais. A princípio isso parece positivo, mas a realidade se impõe ao planejamento excessivamente detalhado, que normalmente não se concretiza.

Afinal, o contexto muda, as necessidades e objetivos pretendidos inicialmente podem mudar e há uma curva de aprendizado ao longo dos projetos. Todavia, isso não quer dizer que a gestão de projetos tradicional não funcione: o ponto é que é necessária uma reflexão sobre até que ponto deve-se entrar em detalhe no planejamento inicial, considerando as incertezas e fontes de mudança.

Observe-se que o problema apontado é o planejamento excessivamente detalhado de etapas e atividades, sob uma falsa previsibilidade. O planejamento para cenários de crises e contingências não tem nada a ver com o tema em questão e – pelo contrário – é essencial para lidar com as incertezas.

Inicialmente usado na área de tecnologia e sistemas, a primeira referência ao Scrum surgiu neste artigo da Harvard Business Review, em 1986. A ideia era justamente livrar-se dos mecanismos mais tradicionais e sequenciais de planejamento, como aqueles que resultam em gráficos de Gantt e adotar um modelo mais adaptativo e ágil para programação e gestão de projetos.

Com o crescente sucesso em casos cada vez mais complexos, como o do sistema de informação do FBI (que poderia ter evitado os ataques de 11 de setembro, se estivesse operacional à época), sua aplicação começou a ser exportada para novos contextos e mais casos de sucesso começaram a aparecer.

O Scrum acolhe a incerteza e a criatividade, tratando o monitoramento sistemático como um processo de inspiração e adaptação. É um mecanismo de gestão que, se aplicado adequadamente, promove o diálogo transparente, feedback e ajustes constantes, discussão atualizada sobre as prioridades e a autonomia das equipes.

Sua implantação é composta de quatro grandes pilares:

  1. Objetivos de médio e longo prazos, que devem ser planejados de modo geral e deles devem resultar blocos de entregas no curto prazo.
  2. Sprints, que são ciclos de priorização e execução destes blocos de curto prazo, com entregas concretas e bem definidas, normalmente com duração de uma ou duas semanas.
  3. Feedback em: (a) reuniões rápidas diárias (Scrum diário), de até 15 minutos sobre os avanços do dia anterior, metas do dia e obstáculos identificados e (b) reunião de debriefing ao fim do Sprint, organizando as lições aprendidas e gerando encaminhamentos de mudança para o próximo Sprint.
  4. Equipes ágeis, que devem: (a) ser multidisciplinares e capazes de gerar as entregas sem depender de outras equipes; (b) ser enxutas – entre cinco e nove integrantes -, de modo a facilitar a interação em rede e a comunicação; (c) ter autonomia para fazer escolhas sobre como trabalhar e para influenciar na priorização das atividades; (d) ter um propósito engajador e mobilizador, que impulsiona o trabalho por meio de um senso de realização e crescimento; (e) contar com facilitadores do processo e responsáveis pelas entregas.

Obviamente que o Scrum não é uma solução para todos os males da gestão e nem vai funcionar em todos os casos. Sua aplicação depende do objeto que será acompanhado, da maturidade das equipes e da cultura organizacional (tanto do status quo quanto da abertura para mudanças nos padrões de relacionamento).

Normalmente é usado para resolução de problemas complexos, com possibilidade de mudança de resultados pretendidos no meio do caminho, em contextos em que as entregas podem ser modularizadas (em entregas parciais, normalmente produzidas em uma a duas semanas) e em ambientes de colaboração e feedback rápido.

Sua empresa ou gerência tem alguma oportunidade para experimentar estas práticas?

 

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